Деятельность любого предприятия организуется и управляется посредством внешнего и внутреннего документооборота. Насколько эффективно работает с документами персонал, настолько эффективно функционирует предприятие в целом.
Построенная Бизнес-модель НТЗМК отражает только категории документов, с которыми работают бизнес-кластеры Завода (внутренние практики). Для того, чтобы сделать управление Заводом более эффективным, потребовалось выполнение проекта «Система управления документами НТЗМК».
Предмет проекта отражен на рис.1.
Рисунок 1. Состав работ проекта "СУД НТЗМК"
Для анализа существующего документооборота было проведено анкетирование всех подразделений Завода и составлена сводная таблица, отражающая всю номенклатуру документов по профилю деятельности каждого подразделения, с указанием ролей каждого подразделения в жизненном цикле этих документов (см. рис. 2). Таблица содержит описание более 750 различных документов, циркулирующих между 54 подразделениями Завода.
Рисунок 2. Анализ документооборота НТЗМК.
На основании данных, систематизированных в сводной таблице, был сделан анализ маршрутов документов, проведена классификация документов и создан классификатор, вошедший позднее в состав СТП «Система управления документами НТЗМК».
На следующем этапе, в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами», была разработана, согласована с участниками рабочей группы Проекта и утверждена Руководством «Политика управления документами НТЗМК", получившая статус нормативного документа НТЗМК.
Имея представление обо всей номенклатуре документов Завода, маршрутах их прохождения и сформулировав в Политике общие требования к созданию, обороту и хранению документов, стало возможным проектирование функциональной модели управления документами НТЗМК. Диаграмма А0 этой функциональной модели приведена на рис. 3.
Рисунок 3. Диаграмма А0 функциональной модели Системы управления документами НТЗМК.
Раскрывая содержание управляющей стрелки для блока А1 «Требования к функционалу СУД», Исполнителем был разработан перечень критериев для выбора системы электронного оборота. На основе этого списка критериев работниками информационно-технологического отдела Завода был создан углубленный список критериев, отражающий специфику существующей ИТ-инфраструктуры Завода. Выбор и приобретение Системы электронного документооборота (СЭД «Directum») был осуществлен Заказчиком в соответствии с требованиям Политики, Функциональной модели и СТП «Система управления документами НТЗМК».
Рецензирование функциональной модели осуществлялось членами Проектного комитета регулярно, результаты рецензирования обсуждались коллективно на заседаниях комитета, что позволило достичь консенсуса, как относительно содержания Модели, так и содержания материалов, которые должны были быть отражены в Стандарте предприятия.
В результате выполненных работ создан компактный Стандарт предприятия «Система управления документами НТЗМК» (объем 15 страниц), отражающий весь необходимый объем требований. Состав Стандарта приведен на рис. 4.
Рисунок 4.
Рисунок 5. Структура разделов СТП "Система управления документами НТЗМК"
Наверх
|
