Выполнение всех описанных выше проектов осуществлялось Институтом систем качества, расположенным в г. Екатеринбурге, в то время как Заказчик находился в г. Нижний Тагил. Содержание выполняемых работ было таково, что требовало постоянного и оперативного информационного взаимодействия между Исполнителями и членами Проектного комитета, а также – с участниками рабочих групп.

На первом проекте (НТЗМК-Согласие) проблема оперативного информационного взаимодействия решалась посредством стандартных информационных сервисов – с помощью электронной почты и ICQ. Но использование таких сервисов привело к достаточно большим осложнениям, когда отправив по электронной почте какой-либо файл одному из участников, нельзя было быть уверенным в том, что:

a) Файл будет своевременно принят и прочитан адресатом;
b) После прочтения будет своевременно передан в работу другим участникам;
c) В работу будет запущена именно последняя версия файла;
d) На компьютерах разных участников будут разные версии файлов и т.д.

Для исключения перечисленных проблем и повышения оперативности взаимодействия участников двух последующих проектов было использовано приложение Groove для поддержки групповой работы исполнителей, входящее в состав MS Office-2007.

С его помощью для каждого проекта создавалась собственная рабочая область, с помощью которой:

a) Обеспечено ведение единого файлового пространства;
b) Предоставлен доступ к рабочей области из Интернет, независимо от физического местонахождения участника (можно работать даже в командировке);
c) Осуществлено администрирование прав доступа к файлам и инструментам для различных категорий участников (Руководитель, участник, гость);
d) Создан набор инструментов рабочей области, таких как Обсуждение (чат), Отслеживание вопросов, Календарь проекта, Виртуальное совещание (с Повесткой и Протоколом совещания)и др.
e) Организован обмен мгновенными текстовыми сообщениями (типа ICQ) и голосовыми сообщениями.

Наличие такой рабочей области резко повысило эффективность коллективной работы участников проекта, поскольку появилась возможность мгновенного доступа к актуальным документам и непосредственного общения (в т.ч. и обсуждения документов) между участниками.

При выполнении последнего проекта перечень инструментов был дополнен средствами видеосвязи, с применением программного средства Windows Live messenger, что обеспечило дополнительный комфорт и повысило эффективность коллективной дистанционной работы участников.